Офис-менеджер

Компания "Фан Фан Бейкери"

Обязанности:

• Организация хозяйственной подготовки и сопровождения совещаний, конференций, кофе – брейков, фуршетов и прочих мероприятий.
• Взаимодействие с Управлением миграции МВД России по Тульской области по вопросам на въезд на территорию РФ иностранных специалистов по приглашению компании (оформление анкет, приглашений, оплат госпошлины и т.д.).
• Координация завершения работ офиса компании, отключение офисного оборудования, освещения и прочее).
• Учёт в программе СКУД выданных пропусков.
• Обеспечение структурных подразделений канцтоварами, осуществление их учёта и списания.
• Осуществление заказа специальных моющих средств для производства и АХО согласно поданным заявкам.
• Организация рабочих мест сотрудников (мебель, оргтехника и т.д.).
• Контроль актуальности договора на обслуживание оргтехники, вызов специалиста для профилактических и ремонтных работ.
• Осуществление закупки, выдачи и учёта контрольно-пропускных карт сотрудникам, гостям, представителям сторонних организаций, с фиксацией их данных в программе СКУД.
• Взаимодействие с сотрудниками ЧОП (подготовка пропусков на въезд автотранспорта, материальные пропуска), периодический контроль работы сотрудников охраны путём просмотра камер видеонаблюдения и личным контролем.

Требования:

• Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж административной работы не менее 1 года.

Условия:

Знание:

• организации делопроизводства;
• методов оформления и обработки документов;
• архивного дела;
• стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правил печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основ этики и эстетики, правил делового общения;
• правил эксплуатации вычислительной техники;
• основ административного права и законодательства о труде;
• правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.